Métodos de Gestión Tradicional
La gestión de proyectos utiliza técnicas que han evolucionado con el tiempo para planificar, supervisar y estimar el momento adecuado de inicio y finalización de las actividades. Su objetivo principal es alcanzar los resultados deseados de un proyecto dentro de un cronograma previamente establecido y sin superar el presupuesto, todo dentro de las especificaciones del mismo.
Los sistemas de gestión tradicional se presentaron formalmente por primera vez en la década de 1950, a pesar de su existencia desde hace miles de años. Hemos sido testigos de grandes construcciones como las pirámides en épocas antiguas y hemos visto el desarrollo del ferrocarril a lo largo de los últimos 300 años, cruzando continentes; todos estos logros son producto de la gestión tradicional de proyectos.
La gestión de proyectos tradicional se basa en las etapas fundamentales del proyecto sin modificaciones, comenzando con la iniciación, seguida de una planificación adecuada, la ejecución según el cronograma establecido, el control de las fases del proyecto y la finalización adecuada. Así, la gestión tradicional es frecuentemente empleada en proyectos con un flujo secuencial que no requieren cambios significativos durante su desarrollo.
Fases en el Proyecto
Los emprendedores y los inversionistas reconocen la necesidad de una gestión eficaz de proyectos para mantenerse al día con el desarrollo tecnológico y el rápido avance del mundo, así como la creciente demanda de nuevos proyectos. En este contexto, se inició el diseño de una metodología para la organización del trabajo y el desarrollo de las trayectorias del proyecto, creando departamentos específicos para la planificación y la organización de tareas de manera jerárquica.
Diagrama de Gantt
Este famoso diagrama fue creado por Henry Gantt, considerado el padre de la gestión tradicional de proyectos. Este esquema proporciona una visión general del proyecto antes de su inicio y permite la elaboración de un plan administrativo mediante herramientas como Excel, en lugar de depender de esquemas manuales o bloques magnéticos. Este diagrama ofrece numerosos beneficios, la mayoría de los cuales se centran en agrupar ideas y planes en un solo lugar y dentro de un marco temporal.
La parte superior del diagrama de Gantt está dedicada a la escala de tiempo, mientras que el lado izquierdo muestra las actividades del proyecto, cada una representada por una barra separada. Las columnas indican la duración de cada actividad, así como sus fechas de inicio y finalización. Los aspectos resaltantes que este diagrama muestra incluyen:
- Fechas de inicio y finalización del proyecto.
- Tareas del proyecto.
- Personas encargadas de cada tarea.
- La correcta interrelación y superposición de las mismas.
- El tiempo que toma cada tarea.
El diagrama de Gantt sigue siendo ampliamente utilizado en proyectos hasta el día de hoy, facilitando la gestión al permitir un seguimiento más sencillo de las etapas y del personal involucrado, así como la supervisión de los cronogramas, y ayudando a comprender la relación entre diversas tareas y manteniendo al equipo informado sobre sus responsabilidades y los plazos para completar el proyecto de manera exitosa y precisa.
Triángulo de la Gestión de Proyectos
Existen numerosas restricciones administrativas y financieras en los proyectos, que se pueden entender a través de los principios del Triángulo de la Gestión de Proyectos, utilizado durante décadas en la gestión tradicional. No es posible gestionar un proyecto sin un control efectivo sobre estos principios y la conservación de su equilibrio. En el centro del triángulo se produce la calidad del proyecto, el objetivo final de cualquier iniciativa; a medida que uno de los tres lados del triángulo se altera, la calidad se verá comprometida. Los tres lados de este triángulo son:
- Alcance
El alcance del proyecto define todos los pasos para su desarrollo y ejecución desde el inicio. Esto incluye lo que se realizará, lo que es complejo y lo que no es factible, representando la primera etapa de construcción para un proyecto tradicional exitoso.
- Tiempo
El control de los procesos y la realización de los ajustes necesarios en el tiempo adecuado es la segunda base del triángulo, el tiempo. Este constituye uno de los mayores desafíos para el director del proyecto y su equipo, ya que no se puede controlar el tiempo en sí, aunque se pueden alcanzar los objetivos deseados con una planificación temporal adecuada.
- Costo
Establecer y apegarse a un presupuesto es fundamental en la ejecución de cualquier proyecto; este es el tercer principio del triángulo. El cumplimiento del costo y la implementación de un presupuesto preciso permiten que el proyecto se ejecute metódicamente y de manera exacta.
Calidad
Para garantizar el desarrollo de nuevos proyectos, se establecen departamentos de calidad que se dividen en dos áreas:
- Gestión Continua de la Calidad
Esta administración se encarga de eliminar cualquier brecha en los procedimientos de implementación del proyecto y se centra en mejorar el rendimiento y la calidad de éstos.
- Gestión de la Calidad de los Procesos
La Gestión de la Calidad de los Procesos se ocupa de las operaciones comerciales y financieras, enfocándose en analizar y recopilar información relacionada con los aspectos financieros de los proyectos, evaluándola y presentando los resultados a la administración para desarrollar y mejorar el rendimiento sin exceder el presupuesto.
Gestión de Proyectos Moderna
La gestión de proyectos moderna se diferencia de la tradicional al incorporar un enfoque que utiliza software y tecnología en la mayoría de las fases del proyecto. Su administración se centra más en herramientas y procesos, documentando cada etapa del programa de trabajo, fomentando la colaboración entre los miembros del equipo y la capacidad del proyecto para adaptarse a cambios constantes.
El enfoque moderno de gestión de proyectos ofrece múltiples beneficios, siendo los más destacados:
- Mejora en la calidad del trabajo.
- Incremento de la transparencia en los proyectos.
- Flexibilidad en la priorización del trabajo.
- Prevención precisa de costos y gastos.
- Entrega anticipada del proyecto en comparación con las expectativas del cliente.